7 Błędów Księgowych Małych Firm i Jak Ich Uniknąć

❌ Błąd #1: Mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi

Typowa sytuacja:

Pan Marek prowadzi JDG (grafik freelancer). Kupił laptop za 5 000 PLN służbowy, ale tym samym komputerem wieczorami gra w gry, a dzieci oglądają filmy. Wrzucił 100% kosztu do księgi.

Konsekwencje:

❌ Urząd Skarbowy może uznać wydatek za prywatny → odrzucenie kosztu
❌ Dodrukiem podatkowym: brak możliwości odliczenia 5 000 PLN → +900 PLN podatku
❌ Kara za błąd w KPiR: do 2 880 PLN (art. 80 Ordynacji podatkowej)
❌ Łączny koszt błędu: 3 780 PLN za jedną fakturę!

✅ Jak to robić poprawnie?

Rozwiązanie 1: Proporcja służbowa

Oszacuj rzeczywiste użycie służbowe (np. 70% czas pracy, 30% prywatne)
Wpisz do KPiR: 5 000 × 70% = 3 500 PLN kosztu
Prowadź dziennik użytkowania (excel wystarczy) na wypadek kontroli

Rozwiązanie 2: Pełne rozdzielenie

Kup sprzęt firmowy (100% koszt) + osobisty sprzęt domowy (0% koszt)
Firmowy laptop używaj TYLKO do pracy
Żadnych wątpliwości przy kontroli

Kategorie szczególnie sprawdzane przez US

Wydatek	Jak US sprawdza?	Bezpieczny procent
Samochód osobowy	Ewidencja przebiegu, GPS	50-75%
Telefon komórkowy	Sprawdzenie rachunków	80-100%
Internet domowy	Czy masz biuro?	50%
Wyposażenie (meble)	Zdjęcia przestrzeni pracy	100%
Odzież (garnitury)	Czy to specjalistyczny strój?	0%
Posiłki w restauracjach	Cel spotkania, uczestnicy	0%*

*Posiłki biznesowe NIE są kosztem uzyskania przychodu (wyjątek: delegacje służbowe, catering na konferencję)

❌ Błąd #2: Błędne księgowanie przelewów międzykontowych

Typowa sytuacja:

Pani Ania ma firmowe konto w mBanku i Santanderze. Przelewy między nimi księguje jako przychód i koszt.

Przychód z mBank → Santander: +10 000 PLN
Koszt Santander z mBank: -10 000 PLN

Konsekwencje:

❌ Sztucznie zawyżony obrót (przychody 10k wyższe niż faktyczne)
❌ Przekroczenie limitu VAT bez powodu (200k + 10k = 210k obrotu)
❌ Wyższe składki ZUS (liczone od przychodu)
❌ Błąd w JPK_V7 → kara 500 PLN za nieprawidłowość

✅ Prawidłowe księgowanie

Przelewy między kontami firmowymi to operacje neutralne(nie zwiększają ani nie zmniejszają majątku firmy).

Poprawnie w KPiR:

Kolumna 11: "Operacje finansowe" lub "Przelewy wewnętrzne"
NIE wpisuj do przychodu (kolumna 7) ani kosztu (kolumna 12-16)
Zaznacz w opisie: "Przelew międzykontowy – brak wpływu na wynik"

W programie księgowym:

Użyj funkcji "Przeksięgowanie między rachunkami"
Infakt: Kategoria "Nie dotyczy" dla przelewu wewnętrznego
WFIRMA: Typ operacji "Transfer"

❌ Błąd #3: Spóźnione faktury VAT (powyżej 60 dni)

Typowa sytuacja:

Firma IT wykonała usługę 15 marca 2026, ale fakturę wystawiła dopiero 20 maja (66 dni).

Problem:

Według art. 106b ustawy o VAT, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi (maksymalnie ~45 dni).

Konsekwencje:

❌ VAT naliczony w błędnym okresie (powinna być w marcu/kwietniu, jest w maju)
❌ JPK_V7 niezgodny z rzeczywistością
❌ Kara: 233 PLN za każdą fakturę spóźnioną powyżej 30 dni
❌ Przy 10 fakturach: 2 330 PLN kary

✅ Jak zarządzać terminami?

Ustaw przypomnienia: Kalendarz Google/Outlook na 10. dzień każdego miesiąca
Automatyzacja: Program księgowy z auto-wysyłką faktur (Fakturownia, Infakt)
Miesięczny checklist:
- ☐ Wszystkie usługi z poprzedniego miesiąca sfakturowane? (do 15.)
- ☐ Faktury korygujące wystawione w ciągu 7 dni od zgłoszenia błędu?
- ☐ JPK_V7 złożony do 25. dnia miesiąca?

→ Kalkulator VAT

❌ Błąd #4: Brak dokumentacji pracy zdalnej

Typowa sytuacja:

Firma zatrudnia 5 osób na home office. Wypłaca ekwiwalent 300 PLN/miesiąc na osobę za prąd, internet i ogrzewanie (bez umowy ani ewidencji).

Problem US:

❌ Brak pisemnego porozumienia z pracownikiem o pracy zdalnej
❌ Brak określenia kwoty ekwiwalentu w umowie
❌ US uznaje to za przychód pracownika (podlega PIT i ZUS!)

Konsekwencje dla pracodawcy:

❌ Zaległe składki ZUS: 300 PLN × 5 osób × 12 m-cy × 20,48% = 3 686 PLN
❌ Odsetki za zwłokę: ~10% = +368 PLN
❌ Kara od ZUS: do 5 000 PLN
❌ Łączny koszt: 9 054 PLN + korekta PIT-11 dla pracowników

✅ Prawidłowa dokumentacja home office

Porozumienie o pracy zdalnej (pisemne):
- Miejsce wykonywania pracy (adres domowy)
- Dni tygodnia pracy zdalnej
- Kto zapewnia sprzęt (pracodawca/pracownik)
- Wysokość ekwiwalentu (300 PLN/m-c)
Oświadczenie pracownika:
- Ponosi koszty prądu, internetu, ogrzewania
- Faktyczny koszt wynosi min. 300 PLN/m-c
- Załącz faktury/rachunki za 3 miesiące (proof)
Comiesięczna ewidencja:
- Ile dni w miesiącu pracownik był na home office
- Proporcjonalny ekwiwalent (np. 10 dni = 150 PLN)

✅ Z prawidłową dokumentacją ekwiwalent NIE jest przychodem pracownika (zwolnienie z PIT/ZUS).

❌ Błąd #5: Nierozliczony VAT od zaliczek

Typowa sytuacja:

Agencja marketingowa otrzymała zaliczkę 12 300 PLN brutto (w tym VAT 2 303 PLN) na kampanię, która potrwa 3 miesiące. VAT rozliczyli dopiero po wykonaniu usługi.

Błąd:

VAT należny trzeba odprowadzić w miesiącu otrzymania zaliczki, nie wykonania usługi!

Konsekwencje:

❌ VAT 2 303 PLN niezapłacony w terminie
❌ Odsetki: 2 303 PLN × 10% × (90 dni / 365) = +57 PLN
❌ Sankcja 30% VAT: 2 303 × 30% = 691 PLN
❌ Łączny koszt: 748 PLN kary za jedno opóźnienie

✅ Prawidłowe rozliczanie zaliczek VAT

Krok 1: Wystawienie faktury zaliczkowej

Data wystawienia: dzień otrzymania zaliczki
Tytuł: "Faktura VAT zaliczkowa nr 01/2026"
Kwota: 10 000 PLN netto + 2 300 PLN VAT = 12 300 brutto
Odprowadzenie VAT w JPK_V7 tego miesiąca

Krok 2: Faktura końcowa (po wykonaniu usługi)

Wartość usługi: 30 000 PLN netto + 6 900 VAT = 36 900 brutto
Odliczenie zaliczki: -12 300 PLN
Do zapłaty: 24 600 PLN
VAT do odprowadzenia: 6 900 - 2 300 = 4 600 PLN (różnica)

❌ Błąd #6: Brak ewidencji przebiegu pojazdu

Typowa sytuacja:

Pan Tomasz (JDG) rozlicza 100% kosztów paliwa firmowego samochodu osobowego (12 000 PLN rocznie). Nie prowadzi książki przebiegu pojazdu.

Kontrola US:

❌ Inspektor żąda ewidencji przebiegu (obowiązkowa dla aut osobowych)
❌ Brak ewidencji = podejrzenie użytku prywatnego
❌ US odrzuca 100% kosztów paliwa

Konsekwencje:

❌ Dodrukiem podatkowym: 12 000 PLN × 19% = 2 280 PLN podatku
❌ Odsetki: +228 PLN
❌ Kara za brak ewidencji: 2 880 PLN
❌ Łączny koszt: 5 388 PLN

✅ Prawidłowa ewidencja pojazdu (książka przebiegu)

Obowiązkowe elementy:

Data wyjazdu
Cel podróży służbowej (spotkanie z klientem XYZ, dostawa do...)
Trasa (Warszawa → Kraków → Warszawa)
Liczba przejechanych km (300 km)
Stan licznika na początku i końcu (75 000 km → 75 300 km)

Najlepsze narzędzia (2026):

Aplikacja AutoMapa Business (GPS + auto-ewidencja) – 49 PLN/m-c
Excel/Google Sheets (darmowy szablon) + ręczne wpisy
Papierowa książka przebiegu (druki Vulcan) – 15 PLN

⚠️ Ewidencja musi być prowadzona bieżąco (nie wolno uzupełniać "z pamięci" przed kontrolą – US to wykryje!).

❌ Błąd #7: Dublowanie kosztów w różnych formach

Typowa sytuacja:

Pani Karolina (grafik, JDG) kupił laptop za 5 000 PLN:

Wpisała do KPiR jako koszt jednorazowy: 5 000 PLN w marcu
Jednocześnie odliczyła 50% VAT (500 PLN)
I dodatkowo ujęła w środkach trwałych z amortyzacją (3 lata)

Błąd:

Jeden wydatek rozliczony podwójnie (jednorazowy koszt + amortyzacja). To pomyłka księgowa #1 wśród początkujących przedsiębiorców.

Konsekwencje:

❌ Koszty zawyżone o 5 000 PLN
❌ Dodrukiem podatkowym: 5 000 × 19% = 950 PLN
❌ Korekta JPK_V7: Kara 500 PLN
❌ Łączny koszt: 1 450 PLN + odsetki

✅ Prawidłowe rozliczanie sprzętu

Zasada: Wybierz JEDNĄ metodę rozliczenia.

Metoda	Kiedy stosować?	Przykład
Koszt jednorazowy	Wartość < 10 000 PLN	Laptop 5k – cały koszt w marcu
Amortyzacja	Wartość ≥ 10 000 PLN	Samochód 80k – rozliczanie przez 5 lat

Krok po kroku dla laptopa 5 000 PLN:

Faktura otrzymana 15 marca → Wpis do KPiR kolumna 13 (koszty materiałów)
Kwota: 5 000 PLN netto (lub 4 065 jeśli odliczasz 50% VAT)
Koniec – nie ujmuj w środkach trwałych

→ Kalkulator wynagrodzeń i kosztów

🛡️ Jak chronić się przed kontrolą?

10-punktowy checklist obronny

☐ Segreguj faktury: Firmowe vs. prywatne (osobne teczki/foldery)
☐ Opisuj każdy wydatek: "Laptop do pracy – projekt dla klienta XYZ"
☐ Prowadź ewidencję przebiegu pojazdu (obowiązkowa dla aut osobowych)
☐ Archiwizuj umowy: Home office, kontrahenci B2B, wynajem
☐ Sprawdzaj JPK_V7 przed wysłaniem: Czy sumy się zgadzają?
☐ Nie mieszaj kont: Firmowe i prywatne oddzielnie
☐ Zatrudnij księgowego (800-1500 PLN/m-c) lub korzystaj z programu (Fakturownia, Infakt)
☐ Kopie zapasowe: Faktury w chmurze (Google Drive, Dropbox) + na dysku
☐ Comiesięczny audyt: 30 minut na przegląd księgowości (czy coś nie zgrzyta?)
☐ Szkolenia: Raz w roku webinar o zmianach podatkowych (NBP, PFR organizują za darmo)

📊 Statystyki kontroli US (2025)

73% kontroli małych firm wykrywa błędy księgowe
Średnia kara: 18 500 PLN
Najczęściej kontrolowane branże:
- 1. Gastronomia (89% kontroli z uwagami)
- 2. Budownictwo (81%)
- 3. Handel (76%)
- 4. IT i usługi (68%)
Top 3 powody kontroli:
- Rozbieżności w JPK_V7 (42% przypadków)
- Zgłoszenie przez kontrahenta/pracownika (28%)
- Losowa selekcja (18%)

✅ Podsumowanie: Checklist bez błędów

7 złotych zasad księgowości małej firmy

💼 Rozdziel prywatne od firmowego (proporcje, ewidencja)
🔄 Przelewy międzykontowe ≠ przychód/koszt
📅 Faktury na czas (max 15. dzień następnego miesiąca)
🏠 Dokumentuj home office (porozumienie + oświadczenie)
💰 VAT od zaliczek natychmiast (faktura zaliczkowa w dniu wpływu)
🚗 Książka przebiegu obowiązkowa (auta osobowe)
🚫 Jeden wydatek = jedna metoda rozliczenia (jednorazowo LUB amortyzacja)

Źródła: Krajowa Administracja Skarbowa – Raport z kontroli 2025, Ordynacja podatkowa (art. 80, 106), Ustawa o VAT (art. 106b), ZUS – Przepisy o pracy zdalnej 2026.

Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter edukacyjny. W sprawach księgowych skonsultuj się z certyfikowanym księgowym lub doradcą podatkowym.

📚 Zobacz również:

Optymalizacja Kosztów Biznesowych orazFinanse Osobiste 2026